湖南省炎黄文化研究会湖南张氏文化研究会成立大会筹备方案

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(2014年8月28日筹委会主任扩大会议一致通过)

为了成功开好湖南张氏文化研究会(包括湖南张氏联谊总会)成立大会,开创湖南张氏文化研究和联谊的好局面,根据《湖南张氏文化研究会章程(草案)》、5月10日在益阳召开的主任会议决定的有关事项和贯彻落实党中央关于厉行节约,狠刹“四风”的要求,结合湖南实际,在请示湖南省炎黄文化研究会同意后,经8月28日在衡阳召开的主任扩大会议讨论通过,特制定本方案草案。

一、     成立大会类型、规模、召开时间及邀请嘉宾:

(一)大会类型:召开会员代表大会

(二)大会规模:400人以内(含邀请领导和嘉宾)

(三)召开时间:2014年10月4-6日,象征着湖南张氏联谊会、湖南张氏文化研究会刚好用一年时间的筹备,就正式成立,同时为纪念10月5日在浏阳召开的华夏张氏统谱湖南工作座谈会暨湖南张氏联谊会筹备工作协商会议召开标志着湖南张氏文化研究和张氏联谊正式启动一周年。4日报到、下午召开预备会议,晚上欢迎晚会暨乐捐仪式,5日上午召开成立大会和第一届理事会全体会议,下午商贸洽谈和文化交流,6日早餐后返程。

(四)邀请世张总会、清河张氏宗亲联谊会、湖南省炎黄文化研究会、本省在职或者离退休厅级以上领导、张氏大型企业老总、部分省市张氏机构代表参加成立大会

二、成立大会召开地点:经主任会议表决通过在浏阳市召开。

三、成立大会经费预算及筹措:

(一)经费预算358000元(不含不确定项目费用)

1、会务费:大约250000元

材料费:文件(袋)15元∕人,按400人×15=6000元;

场地费:

车辆费:(视路程远近而定)

会议服务费:含安保费、服务人员工勤费

纪念品:120元∕人,A、每人太空保温杯一个)。在纪念品上刻印“湖南张氏联谊总会、湖南张氏文化研究会成立大会纪念  二O一四年十月五日”字样。每套50元,400人×50=20000元;B、每人一件白色文化衫,同样印刷“湖南张氏联谊总会、湖南张氏文化研究会成立大会纪念  二O一四年十月五日”字样,每件约70元,开会时统一着装。400人×70=28000元

⑥简报费用:第一期印刷5000份,每份4元,5000×4=20000元

⑦专职筹备人员差旅及生活住宿费用:20000元

⑧宣传摄制费:20000元

⑨网站建设维护费用:10000元

2、生活费:108000元

伙食费:70元∕人·天,早餐10元,中晚餐各30元,共2早1中2晚,400人×10×2+400×30×3=44000元

住宿费:80元∕人·晚,400人×80×2=64000元。

(二)会议经费筹措计划:

1、收取会务费:500元∕人

2、接受赞助费:接受赞助,数额不限,按照《褒奖办法》相关标准给予不同褒奖。特别接受活动冠名赞助或联合赞助,包括本次会议和以后会议或者各类研讨、联谊活动在内。

3、承办地赞助部分经费。

(三)会议经费使用

各项费用收入超过预算部分和会议经费节约部分直接转为研究会今后的活动经费。

四、做好第一届理事会领导班子及组成人员推荐工作。

(一)职位设置:

设荣誉会长、名誉会长、顾问若干人;

会长1人,常务副会长1人,副会长若干人(建议第一届会议选5—7人,以后有适合人选再补选进去),其中一名副会长兼任秘书长,一名副会长兼任监察委员会主任。

常务理事若干名,理事若干名。

秘书长1人、副秘书长4-5人。副秘书长可以兼任其他相应部门职务。

监察委员会设主任1名,副主任2-3名,委员若干人。

工作部门设置:

办公室:设主任1名,可由副秘书长兼任,副主任1-2名。

谱谍工作部:设部长1名,副部长2-3名,编辑若干名。

宣传部:设部长1名,副部长1-2名,期刊主编1名,栏目编辑若干名;网站主编1名,栏目编辑管理若干名,期刊和网站编辑均选聘产生。

企业家工作联络部:设部长1名,副部长1-3名,策划师等业内精英若干。

财务部:设部长1名,副部长2名,总监1名,会计、出纳各1名。

法律援助中心:设主任1人,副主任1-3人。

从这次会议开始,请各地向筹委会推荐人选。

五、各项准备工作及分工负责

(一)发展会员及审批

从会后开始发展会员,人数不限,但必须符合章程规定的条件和程序,进行认真审查。

(二)会议经费筹备

1、各市州县分别按报名人数筹集,9月18日前交入筹委会指定帐户,

2、捐款在开会时现场进行,

(三)成立相关筹备小组,由筹委会领导和相关相关人员分别承担相应职责。

1、会务组:负责材料准备、会务安排及收集、考察、第一届理事会组成人选推荐工作。组长由张运标担任,成员张昌六、张家茂、张开淼、张崇化、张道良、张鸿光等

2、财务组:负责会务经费收费、会议资金支付和管理;组长张家茂,组员待定。

3、后勤组:负责与会人员生活安排和食品安全保障;组长张令华,成员张克彪等浏阳宗亲;

后勤组专负责⑴、根据各分会、公支摸底情况估算就餐人数;

⑵、酒店餐饮住宿安排;

⑶、制定用餐标准及主餐、平餐菜单提交组委会审议通过后,组织主料、配料的采购;

⑷、绝对保证饮食卫生安全,不采购霉变、劣质物品;

⑸、负责安排就餐席位布置,并保证各餐按时开餐;

⑹、负责采购烟酒、矿泉水及其他物资并负责保管和申领发放,严格执行申领发放登记;

⑺、负责活动期间用水用电保障工作。

4、接待组:负责来宾和与会人员接待。组长张文善,组员张撑湘(平江县)、张光清(永州)、张清元(衡阳)、张在刚(怀化)、张石芳(湘潭)、张珍生(株州)、张向阳(邵阳)、张一波(益阳)、张建民(常德)、张言友(湘西)、

具体职责是:

⑴、负责所有工作人员按组别每天的签到;

⑵、负责安排布置好嘉宾、贵宾休息室,并与后勤组协调安排好贵宾就餐处及住宿安排;

⑶、负责所有来宾报名签到(与财务组配合),并引领进入嘉宾室或贵宾室休息;

⑷、引领贵宾进入庆典会场入座;

⑸、引领贵宾就餐入席,并安排每席一位陪同;

⑹、预先带领礼仪小姐熟悉各休息室与就餐处,以便礼仪小姐能正确引领贵宾及嘉宾。

(7)、引领乐捐在1000元以上的照相

5、安保组:负责会议安全保卫工作,特别是会场和住地安全。组长张国庆,组员由浏阳宗亲组成。

6、乐捐组:负责会议前后的捐款组织工作。组长张头生,成员待定。要求筹委会组成人员带头乐捐,捐款标准原则上按5月10日在益阳召开的主任会议的意见和本次会议通过的褒奖办法执行。

7、宣传联络组:组长张才武,组员张拥军,张兴国、张昌六等,负责宣传湖南张氏文化研究会的性质、任务、宗旨和目标,宣传召开成立大会的意义和要求,联系湖南张氏名人或其后代代表和张氏实业界成功人士参加会议、担当重任并提供经费支持。

附:各地初步摸底人数

浏阳  100    衡阳50   益阳15  平江县  30  邵阳  30

湘西  10    常德 15   怀化30   湘潭   15  永州30

娄底20         湖南籍宗亲  未定

                                  筹委会

2014年8月22日